Uni-IT skaber, sender og gensender dokumenter med AGETOR

BD Produkter

AGETOR

UNISTAR

VIKING

BORDAS

NAVISION

WEB

OUTSOURCING

Denne artikel refererer til ovenstående produkter.

Uni-IT er et it-samhandelsfællesskab mellem en række danske universiteter. Universiteternes økonomistyringssystemer er baseret på Oracle E-Business Suite, og her stod Uni-IT med den udfordring, at de ikke kunne genskabe fakturaer, rykkerbreve og kreditnotaer, når de først var sendt én gang. Det gav problemer, hvis en modtager for eksempel havde mistet en faktura og gerne ville have den tilsendt igen, eller hvis Uni-IT af andre årsager havde brug for at efterbehandle en sag. Derfor var de på udkig efter en ny Output Management-løsning.

Output Management med AGETOR
Valget faldt på AGETOR, der i dag er fuldt integreret med Uni-IT’s Oracle E-Business-løsning og henter alle relevante data derfra. Selve processen omkring transaktioner og rekvisition foregår stadig i Oracle E-Business, men AGETOR tager over i forhold til alt, der har med Output Management at gøre. Uni-IT skaber derfor alle fakturaer, rykkerbreve og kreditnotaer ved hjælp af AGETOR, og de kan sende og gensende dokumenterne lige så mange gange, de vil.

Skab og genskab dokumenter, uanset format
Uni-IT vælger selv, om de vil sende dokumenterne som traditionelt print, PDF, e-mail, elektronisk fakturering eller noget helt femte, og hver gang, de sender et dokument af sted, gemmer AGETOR automatisk en version i arkivet. Her kan Uni-IT finde ethvert dokument igen ved at søge på nøglekriterier som for eksempel fakturanummer eller modtagerens navn.

Girokort genereres via AGETOR-integration
Uni-IT stod i øvrigt med en anden vigtig udfordring i forhold til Oracle E-Business, der ikke som standard har de specielle danske fakturainformationer, som er nødvendige, når Uni-IT for eksempel skal generere girokort. Det problem afhjælper AGETOR også, så Uni-IT i dag genererer girokort lige så let som andre dokumenter.

Input Management også muligt
I dag bruger Uni-IT i øvrigt også AGETOR til Input Management. For eksempel modtager de rykkere og fakturaspecifikationer og håndterer dem ved hjælp af AGETOR. I praksis sker der det, at AGETOR konverterer de indgående dokumenter til PDF og sender dem videre til udvalgte e-mail-adresser ud fra regelsæt, som Uni-IT har stillet op. Det er blandt andet regler i forhold til hvilken type dokument, der er tale om og hvilket EAN-nummer, det er forsynet med.
Automatisk opdatering med nye funktioner
Da Uni-IT har valgt at tegne en vedligeholdelsesaftale, har de glæde af alle de nye funktioner, der løbende kommer til i AGETOR. For eksempel blev AGETOR opdateret med mulighed for e-fakturering via OIOXML/OIOUBL , da det blev lovpligtigt at fakturere alle offentlige myndigheder elektronisk.

Fremtidssikret løsning
Endnu bruger Uni-IT ”kun” AGETOR i forbindelse med fakturaer, rykkere og kreditnotaer, men løsningen kan generere, konvertere og arkivere alle former for dokumenter. Det kræver blot en integration til de bagvedliggende forretningssystemer. På den måde har Uni-IT en fremtidssikret løsning, der kan tilpasses enhver ændring i deres Input/Output Management-behov.

Fordele for Uni-IT

• Uni-IT har styr på forretningsdokumenter i ORACLE E-Business Suite.
• Alle afsendte dokumenter gemmes automatisk i arkiv, hvor de let kan søges frem igen.
• Uni-IT kan fakturere elektronisk, hvilket blandt andet er et krav ved handel med offentlige myndigheder.
• Kundeservice er forbedret.